หน่วยธุรกิจที่เกี่ยวข้องจะต้องให้ผู้ให้คำปรึกษาทางกฏหมายเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยเร็วที่สุด เพื่อช่วยระบุและลดความเสี่ยงใดๆ รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบสัญญาและการเจรจาต่อรอง และจะต้องใช้นโยบายนี้อ้างอิงในการตรวจสอบสัญญาและการเจรจาต่อรอง สัญญาทั้งหมดรวมถึงฉบับแก้ไข ใบสั่งซื้อ และเอกสารสัญญาอื่นๆ ควรถูกจัดเก็บอย่างเหมาะสมโดยหน่วยธุรกิจที่เกี่ยวข้อง ตามแนวทางปฏิบัติของ Meiji Group เกี่ยวกับการจัดเก็บและบันทึกข้อมูล ข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องใดๆ เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน ซึ่งรวมถึงการละเมิดที่อาจเกิดขึ้นหรือความล้มเหลวในการดำเนินการ ควรแจ้งให้ผู้จัดการสายงานที่เกี่ยวข้องและ/หรือผู้ให้คำปรึกษาทางกฎหมายทราบตามความเหมาะสม คำถามใดๆ เกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนการจัดซื้อ สามารถส่งไปที่ Procurement Division ได้โดยตรง
จึงประกาศนโยบายมาเพื่อทราบและให้ยึดเป็นแนวปฏิบัติต่อไป